Autonoleggio è un software per la gestione completa dell’attività di noleggio di veicoli a motore: auto, furgoni e motocicli, caratterizzato dalla sua semplicità d’uso.

Il software è stato pensato e realizzato in collaborazione con personale del settore (Kaya http://www.kayarent.com) e si rivolge alle aziende operanti in questo campo. Il programma è semplice ed intuitivo. E’ incentrato su un tabellone principale che permettere una visone immediata della disponibilità dei mezzi (prenotazioni, uscite dei mezzi o indisponibilità degli stessi perché in officina) e la gestione di tutta l’attività del noleggio: Anagrafica Clienti e Conducenti, Anagrafica Fornitori, Gruppo Veicoli, Anagrafica Veicoli, Listini illimitati, Prenotazioni, Lettere di Noleggio, Fattura, Prima Nota ecc. Come si può vedere infatti da alcune delle immagini della brochure, tutte le attività gestionali avvengono tramite l’apertura di finestre che si sovrappongono al tabellone in modo che, una volta terminata un’operazione, si torni sempre al tabellone delle prenotazioni.

Anagrafica Veicoli>>Gruppi Veicoli

Possibilità di inserire un numero illimitato di gruppi di veicoli: es. Berlina, Economy ecc. Ad ogni gruppo verranno ricondotti veicoli di marchi differenti, ma aventi caratteristiche simili, come per es. economy: Fiat Panda, Citroën C1, Ford Fiesta ecc. La scelta dei gruppi da realizzare (Berlina ed Economy sono solo a titolo di esempio) e delle macchine da collegare ai gruppi è ovviamente lasciata alla ditta di autonoleggio.

Ad ogni gruppo di veicoli può essere associato l’importo della franchigia danni che viene imputata automaticamente nella lettera di noleggio a titolo di cauzione del veicolo e successivamente, solo in caso di danneggiamento del veicolo, in fattura al cliente.

Ad ogni gruppo si può associare un immagine del veicolo. Questa poi comparirà nella lettera di noleggio, utile in fase di valutazione dello stato esterno del mezzo al momento della sua uscita (lato sinistro della figura) e del suo rientro (lato destro della figura).

Anagrafica Veicoli>>Lista Veicoli

Elenco delle macchine presenti da cui si può accedere alla scheda del singolo veicolo. Si possono aggiungere altri veicoli o eliminarli nel caso di una loro vendita. I veicoli possono essere aggiunti anche dal Menu Anagrafica Veicoli senza dover passare per l’elenco dei veicoli.

Dall’Anagrafica si possono associare i mezzi ai gruppi veicoli e alla tipologia veicolo (auto, furgoni, motocicli), attribuirgli un colore che comparirà nella schermata del tabellone e inserire tutti i dati relativi al veicolo: modello; targa; data di acquisto e di immatricolazione; Km iniziali; Km attuali; Carburante; lunghezza, larghezza e altezza veicolo ecc. e gli accessori presenti nel veicolo. Quest’ultimi compariranno nella lettera di noleggio in modo da poter verificare la loro presenza al rientro da un noleggio. Archivio fotografico del singolo veicolo con funzioni di stampa ed esportazione delle foto per usi esterni.

Km attuali, Carburante sono dati che si aggiornano automaticamente se in fase di chiusura del noleggio si riportano i km e il carburante presente nel mezzo al suo rientro da un noleggio. I km in più, nonché la benzina in meno, nel caso in cui si configuri il software per il loro calcolo, verranno addebitati automaticamente in fattura al cliente.

In Anagrafica Veicoli sono presenti anche lo stato attuale della carrozzeria e dei sedili:

Scheda elettronica dello stato della carrozzeria del veicolo. Riporta i danni esterni segnati in fase di chiusura del contratto di noleggio, quali: G graffio, R rottura, S strappo e A ammaccatura. Gli eventuali danni verranno riportati nella successiva lettera di noleggio.

Scheda elettronica dello stato dei sedili del veicolo. Riporta i danni ai sedili segnati in fase di chiusura del contratto di noleggio, quali: B bruciatura, M macchia, R rottura, S strappo. Gli eventuali danni verranno riportati nella successiva lettera di noleggio.

 

Compilando la parte relativa alla manutenzione: inserendo la data e l’orario, il mezzo risulterà occupato per i giorni di manutenzione. In automatico nel tabellone delle prenotazioni risulterà completamente indisponibile (colore turchese) se fuori tutto il giorno o parzialmente indisponibile (colore arancione) se l’orario di entrata e uscita dall’officina permette di noleggiarlo.

Inoltre inserendo la data del bollo, un certo periodo prima della sua scadenza si aprirà, in fase di apertura del software, un pop up quale promemoria per il pagamento.

Anche per l’assicurazione è previsto un pop up di avviso della data di scadenza della polizza.
 

Esempio POP UP scadenza polizza assicurativa.

Elenco Listini creati dall’azienda di autonoleggio. Dall’elenco listini si possono aggiungere listini, eliminarli o modificarli cliccando sul listino da aggiornare. E’ possibile creare un nuovo listino anche da Menu Listini senza dover passare dall’elenco.

Anagrafica Listini >> Gruppo Listini.
Creazione di listini illimitati. Es: Standard, Scontato, Clienti particolari, Convenzionati ecc. I listini creati vengono poi assegnati al cliente in fase di preventivo o in fase di emissione delle lettera di noleggio. Per ogni listino creato poi si predisporanno le tariffe per singolo gruppo di veicoli (Es. Gruppo Economici). Il software prevede 12 tariffe a seconda della lunghezza del noleggio, più due voci relative ai giorni extra di noleggio e al km oltre quello previsto dalla tariffa. Il software prevede 100 km per ogni giorno di noleggio con addebito automatico massimo di altri 100 km al giorno anche per tragitti maggiori. Viene però lasciata la possibilità di modificare tale impostazione, sia fase di preventivo, che in vase di lettera di noleggio, addebitando al cliente un kilometraggio maggiore o non addebitando neanche i 100 km ulteriori.

Il tabellone prenotazione permette di avere sempre sotto controllo la disponibilità dei mezzi divisi per AUTO, Furgoni e Ciclomotori). Attraverso una colorazione diversa dei giorni permette di capire se il veicolo è parzialmente o completamente indisponibile.

Il colore rosso indica il fatto che il veicolo è occupato per tutta la giornata. Il colore arancione indica che il veicolo è parzialmente occupato (es. rientro del mezzo alle 12,00, il veicolo sarà libero a partire da quell’ora). Il colore bianco indica che il veicolo è libero. Il colore turchese indica che il veicolo non è disponibile in quanto in manutenzione (v. anche Anagrafica Veicolo>>Manutenzione Veicolo). Inoltre le scritte che compaiono all’interno delle caselle delle giornate indicano il nome dell’occupante del veicolo ed il colore con cui questi nomi vengono scritti, indicano se in quel giorno per quel veicolo è già stata emessa una lettera di noleggio (colore bianco) oppure se il veicolo è stato semplicemente prenotato (colore nero). Cliccando sulle caselle del tabellone verrà aperta la relativa lettera di noleggio o la prenotazione a seconda delle operazioni che si devono effettuare. E’ possibile avere per lo stesso giorno il veicolo noleggiato o prenotato a due clienti diversi con orari non sovrapposti. Le prenotazioni del veicolo si fanno dalla parte sopra il tabellone selezionando: nuovo e inserendo il nominativo del cliente, il veicolo da prenotare, la data di uscita del veicolo e quella di rientro, l’ora di uscita e di rientro. In automatico verranno calcolati i giorni del possibile noleggio e il km compresi nel prezzo.

Entrando nei dettagli prenotazione si può modificare la prenotazione come l’ora, i giorni, il gruppo o il mezzo (con contestuale modifica del tabellone prenotazioni). Nel caso in cui, invece la prenotazione venga cancellata, la caselle relative alla prenotazione cancellata verranno liberate nel tabellone per altre prenotazioni o lettere di noleggio.

Inoltre per impedire di prenotare lo stesso mezzo a due clienti diversi nello stesso periodo sono previsti dei controlli che impediscono sovrapposizioni di prenotazioni nelle ore e nei giorni in cui i veicoli sono già stati occupati.

Entrando nei dettagli prenotazione si può trasformare la prenotazione in una lettera di noleggio semplicemente cliccando su un pulsante. In questo caso i dati relativi al veicolo prenotato e ai giorni della prenotazione rimangono inalterati, se non modificati precedentemente. Il software richiede la compilazione relativa ai conducenti, necessari per la lettera di noleggio. Nel caso in cui non sia presente in Anagrafica Conducenti la persona che dovrà guidare il veicolo, il suo nominativo potrà essere inserito direttamente in fase di compilazione della lettera di noleggio. Se poi lo si vuole salvare nell’Anagrafica Conducenti sarà sufficiente cliccare sul pulsante Crea Conducente. Nel caso in cui invece il conducente sia già presente nel database, si potrà richiamare il suo nominativo senza dover reinserire nuovamente i suoi dati. I campi obbligatori (quelli che compariranno nella Lettera di noleggio) sono evidenziati in rosso sino a quando non vengono compilati. E’ prevista anche una funzione di scannerizzazione della patente del conducente: fronte e retro, per permettere di non stampare la stessa con risparmio di toner e avendo il documento sempre a portata di mano nel caso in cui possa essere richiesto dalle autorità competenti.

E’ possibile inserire anche un secondo conducente, con le stesse modalità del primo. In questo caso però i campi non saranno obbligatori.

E’ possibile emettere una lettera di noleggio anche senza la necessità di effettuare prima una prenotazione. Anche in questo caso il tabellone risulterà occupato per i giorni in cui il veicolo è noleggiato.

E’importante sottolineare che la lettera di noleggio viene creata e numerata progressivamente (automaticamente) solo se stampata.

Entrando nei dettagli della lettera di noleggio dal tabellone si può modificare il periodo del noleggio con contestuale variazione dei giorni di indisponibilità del mezzo nel tabellone e con variazione degli importi da fatturare al cliente.

Possibilità di sostituzione del veicolo noleggiato con altro con contestuale chiusura della prima lettera di noleggio (emissione di una NOTA DATI SOSTITUZIONE RIF. LDN n°..) ed emissione di una nuova lettera di noleggio.
Lettera di noleggio>>Chiusura Noleggio

Un volta rientrato il veicolo sarà sufficiente compilare il giorno di effettivo rientro, il kilometraggio attuale del veicolo e la benzina presente nel mezzo per avere un calcolo effettivo dell’importo dovuto dal cliente. Gli importi possono comunque essere sempre modificati.

Nella lettera di noleggio in fase di stipula del contratto di noleggio (lettera di noleggio) viene richiesta la cauzione con possibilità di dividere l’importo in contanti, assegni, carta di credito e bancomat. Es. cauzione di € 450,00 divisa in € 300,00 in contanti e € 150,00 in assegno. Questo è importante sia in fase di fatturazione sia in fase di prima nota.

Verifica della carrozzeria al rientro del mezzo. Nel caso in cui siano stati riportati danni, sarà sufficiente cliccare sulla parte danneggiata del veicolo. Nel caso in cui invece non si sia verificato alcun danno sarà sufficiente compilare sul campo RIENTRO COMPILATO. Si avrà così sempre aggiornato lo stato del veicolo.

Una volta immessi tutti i dati di rientro del veicolo (v. Fig. 17) la fattura è pronta per essere stampata. In automatico viene riportato il nominativo del conducente. Se si deve, invece, fatturare ad altra persona o a una ditta è sufficiente selezionare la tipologia del Cliente (Privato o Ditta) e inserire i dati del Cliente necessari per l’emissione della fattura. I dati del nuovo cliente potranno essere salvati senza necessità di passare dall’anagrafica clienti. Nel caso invece in cui il Cliente sia già presente nel database potrà essere richiamato semplicemente scrivendo il nominativo o la ragione sociale. Se si devono imputare i danni al veicolo basta mettere un flag in un campo e l’importo della franchigia viene sommato all’importo del noleggio.

Possibilità di sapere sempre quali contratti sono stati fatturati e quali no.

Navigazione e ricerca veloce delle lettere di noleggio: per numero e data di lettera di noleggio; nominativo conducente; veicolo e gruppo veicoli; cliente intestatario della fattura e per tutti i campi presenti nella parte del programma relativa alla compilazione del contratto di noleggio.

Numerazione automatica dei contratti e possibilità di intervenire manualmente sulla numerazione.

Registrazione importi aggiuntivi per accessori e/o varie.

Possibilità di interventi manuali sui valori generati in automatico dal programma.

Possibilità di creazione di PDF e di invio via e-mail di Fatture (non presente nella demo).

Somma degli incassi dalle fatture, anche relative a singoli periodi.

Archivio dati anagrafici completo di tutti i dati aziendali, compresi i riferimenti bancari, la P. IVA e/o il Codice Fiscale.

Gestione dei referenti aziendali presenti in azienda/cliente. Ricerche multiple con differenti filtri per la ricerca dei nominativi o del settore merceologico del cliente. Generazione e-mail direttamente nel vostro programma di posta elettronica.

Ogni tariffa calcolata può essere modificata in base alle Vostre esigenze in ogni momento del processo di fatturazione.

Possibilità di inserire e memorizzare i dati dei clienti (all’interno dell’anagrafica clienti) direttamente in fase di fatturazione senza dover passare prima da anagrafica clienti.

Archivio dati anagrafici completo di tutti i dati del conducente, compresi i dati che verranno inseriti nella lettera di Noleggio (N° Patente, data Scadenza patente, data di rilascio, cellulare e telefono fisso, verifica automatica della validità della patente).

Ricerche multiple con differenti filtri per la ricerca dei nominativi. Possibilità di inserimento dei dati del conducente dall’Anagrafica Cliente o direttamente da prenotazione veicoli o da lettere di noleggio.

Archivio dati anagrafici completo di tutti i dati aziendali, compresi i riferimenti bancari, la Partita IVA e/o il Codice Fiscale.

Gestione dei referenti aziendali presenti in azienda/cliente. Ricerche multiple con differenti filtri per la ricerca dei nominativi o del settore merceologico del fornitore. Generazione e-mail direttamente nel vostro programma di posta elettronica.

E’ possibile generare dei preventivi in base ai listini creati. Possibilità stampare, creare PDF e inviare e-mail tramite il proprio programma di gestione della posta elettronica con un testo preimpostato.

Semplice amministrazione delle fatture dei Vostri fornitori.

Gestione e consultazione delle fatture a debito.

Gestione parcelle professionisti con indicazione della scadenza del versamento della ritenuta d’acconto.

Consultazione delle spese per fornitori, per veicolo e su base temporale.

Stampa resoconto spese

Ogni movimentazione verrà registrata automaticamente in Prima Nota. Esempio: Incassato un assegno l’importo verrà inserito in Prima Nota in Cassa.

Versamenti o prelievi Banca con relativa movimentazione della cassa, rispettivamente: uscita di cassa - entrata banca, uscita banca – entrata cassa.

Consultazione della prima nota su base temporale.

Stampa resoconto consultazione.
Invio prima nota al commercialista in formato excel.

Si differenzia dalla Prima Nota in quanto è anche un promemoria delle spese sostenute dall’autonoleggio e prive di documentazione.

Ogni prelievo dalla cassa dell’ufficio potrà essere registrata per avere un promemoria dello spostamento dei contanti.

Consultazione della Cassa su base temporale.

Stampa resoconto consultazione