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In questo caso i dati relativi al veicolo prenotato e ai giorni della prenotazione rimangono inalterati, se non modificati precedentemente. Il software richiede la compilazione relativa ai conducenti, necessari per la lettera di noleggio. Nel caso in cui non sia presente in Anagrafica Conducenti la persona che dovrà guidare il veicolo, il suo nominativo potrà essere inserito direttamente in fase di compilazione della lettera di noleggio. Se poi lo si vuole salvare nell’Anagrafica Conducenti sarà sufficiente cliccare sul pulsante Crea Conducente. Nel caso in cui invece il conducente sia già presente nel database, si potrà richiamare il suo nominativo senza dover reinserire nuovamente i suoi dati. I campi obbligatori (quelli che compariranno nella Lettera di noleggio) sono evidenziati in rosso sino a quando non vengono compilati. E’ prevista anche una funzione di scannerizzazione della patente del conducente: fronte e retro, per permettere di non stampare la stessa con risparmio di toner e avendo il documento sempre a portata di mano nel caso in cui possa essere richiesto dalle autorità competenti.
E’ possibile inserire anche un secondo conducente, con le stesse modalità del primo. In questo caso però i campi non saranno obbligatori. E’ possibile emettere una lettera di noleggio anche senza la necessità di effettuare prima una prenotazione. Anche in questo caso il tabellone risulterà occupato per i giorni in cui il veicolo è noleggiato.
E’importante sottolineare che la lettera di noleggio viene creata e numerata progressivamente (automaticamente) solo se stampata. Lettera di noleggio>>Modifica Lettera di noleggio Entrando nei dettagli della lettera di noleggio dal tabellone si può modificare il periodo del noleggio con contestuale variazione dei giorni di indisponibilità del mezzo nel tabellone e con variazione degli importi da fatturare al cliente. Possibilità di sostituzione del veicolo noleggiato con altro con contestuale chiusura della prima lettera di noleggio (emissione di una NOTA DATI SOSTITUZIONE RIF. LDN n°..) ed emissione di una nuova lettera di noleggio. Un volta rientrato il veicolo sarà sufficiente compilare il giorno di effettivo rientro, il kilometraggio attuale del veicolo e la benzina presente nel mezzo per avere un calcolo effettivo dell’importo dovuto dal cliente. Gli importi possono comunque essere sempre modificati.
Tabellone Prenotazioni >> Lettera di noleggio >> Cauzione Nella lettera di noleggio in fase di stipula del contratto di noleggio (lettera di noleggio) viene richiesta la cauzione con possibilità di dividere l’importo in contanti, assegni, carta di credito e bancomat. Es. cauzione di € 450,00 divisa in € 300,00 in contanti e € 150,00 in assegno. Questo è importante sia in fase di fatturazione sia in fase di prima nota.
Lettera di noleggio >> Stato Veicolo Verifica della carrozzeria al rientro del mezzo. Nel caso in cui siano stati riportati danni, sarà sufficiente cliccare sulla parte danneggiata del veicolo. Nel caso in cui invece non si sia verificato alcun danno sarà sufficiente compilare sul campo RIENTRO COMPILATO. Si avrà così sempre aggiornato lo stato del veicolo.
Lettera di noleggio >> Chiusura noleggio - Fatturazione Una volta immessi tutti i dati di rientro del veicolo (v. Fig. 17) la fattura è pronta per essere stampata. In automatico viene riportato il nominativo del conducente. Se si deve, invece, fatturare ad altra persona o a una ditta è sufficiente selezionare la tipologia del Cliente (Privato o Ditta) e inserire i dati del Cliente necessari per l’emissione della fattura. I dati del nuovo cliente potranno essere salvati senza necessità di passare dall’anagrafica clienti. Nel caso invece in cui il Cliente sia già presente nel database potrà essere richiamato semplicemente scrivendo il nominativo o la ragione sociale. Se si devono imputare i danni al veicolo basta mettere un flag in un campo e l’importo della franchigia viene sommato all’importo del noleggio.
Inoltre: Possibilità di sapere sempre quali contratti sono stati fatturati e quali no. Navigazione e ricerca veloce delle lettere di noleggio: per numero e data di lettera di noleggio; nominativo conducente; veicolo e gruppo veicoli; cliente intestatario della fattura e per tutti i campi presenti nella parte del programma relativa alla compilazione del contratto di noleggio. Numerazione automatica dei contratti e possibilità di intervenire manualmente sulla numerazione. Registrazione importi aggiuntivi per accessori e/o varie. Possibilità di interventi manuali sui valori generati in automatico dal programma. Possibilità di creazione di PDF e di invio via e-mail di Fatture (non presente nella demo). Somma degli incassi dalle fatture, anche relative a singoli periodi.
Archivio dati anagrafici completo di tutti i dati aziendali, compresi i riferimenti bancari, la P. IVA e/o il Codice Fiscale. Gestione dei referenti aziendali presenti in azienda/cliente. Ricerche multiple con differenti filtri per la ricerca dei nominativi o del settore merceologico del cliente. Generazione e-mail direttamente nel vostro programma di posta elettronica. Ogni tariffa calcolata può essere modificata in base alle Vostre esigenze in ogni momento del processo di fatturazione. Possibilità di inserire e memorizzare i dati dei clienti (all’interno dell’anagrafica clienti) direttamente in fase di fatturazione senza dover passare prima da anagrafica clienti.
Anagrafica Conducenti Archivio dati anagrafici completo di tutti i dati del conducente, compresi i dati che verranno inseriti nella lettera di Noleggio (N° Patente, data Scadenza patente, data di rilascio, cellulare e telefono fisso, verifica automatica della validità della patente). Ricerche multiple con differenti filtri per la ricerca dei nominativi. Possibilità di inserimento dei dati del conducente dall’Anagrafica Cliente o direttamente da prenotazione veicoli o da lettere di noleggio.
Anagrafica Fornitori Archivio dati anagrafici completo di tutti i dati aziendali, compresi i riferimenti bancari, la Partita IVA e/o il Codice Fiscale. Gestione dei referenti aziendali presenti in azienda/cliente. Ricerche multiple con differenti filtri per la ricerca dei nominativi o del settore merceologico del fornitore. Generazione e-mail direttamente nel vostro programma di posta elettronica.
E’ possibile generare dei preventivi in base ai listini creati. Possibilità stampare, creare PDF e inviare e-mail tramite il proprio programma di gestione della posta elettronica con un testo preimpostato. Fatturazione Fornitori Semplice amministrazione delle fatture dei Vostri fornitori. Gestione e consultazione delle fatture a debito. Gestione parcelle professionisti con indicazione della scadenza del versamento della ritenuta d’acconto. Consultazione delle spese per fornitori, per veicolo e su base temporale. Stampa resoconto spese Prima nota Ogni movimentazione verrà registrata automaticamente in Prima Nota. Esempio: Incassato un assegno l’importo verrà inserito in Prima Nota in Cassa. Versamenti o prelievi Banca con relativa movimentazione della cassa, rispettivamente: uscita di cassa - entrata banca, uscita banca – entrata cassa. Consultazione della prima nota su base temporale. Stampa resoconto consultazione. Invio prima nota al commercialista in formato excel. Cassa Si differenzia dalla Prima Nota in quanto è anche un promemoria delle spese sostenute dall’autonoleggio e prive di documentazione. Ogni prelievo dalla cassa dell’ufficio potrà essere registrata per avere un promemoria dello spostamento dei contanti. Consultazione della Cassa su base temporale. Stampa resoconto consultazione |
Rental è un software per la gestione completa dell’attività di noleggio di veicoli a motore: auto, furgoni e motocicli, caratterizzato dalla sua semplicità d’uso. Il software è stato pensato e realizzato in collaborazione con personale del settore (Kaya 
